S’organiser pour gagner du temps

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S’organiser pour gagner du temps

Category : Blog IsyView

Le sentiment de perdre du temps est générateur de stress et diminue la productivité. temps_organisationL’absence de planification, due à un défaut d’organisation, peut facilement conduire à perdre de vue les objectifs prioritaires et les actions nécessaires à leur mise en œuvre.

profession-1019736__340Planifier son activité, avoir une vue claire du travail à accomplir et des tâches à réaliser sont autant de réflexes pour optimiser sa journée de travail et augmenter la productivité.

De plus, la planification d’une activité s’avère souvent être le bon moment pour s’assurer d’avoir les éléments nécessaires à sa réalisation.

Lister les activités à réaliser

Structurer sa journée permet de prendre du recul et de déterminer les tâches prioritaires : avoir une « todo list » est la méthode  d’organisation personnelle la plus couramment utilisée.

Utiliser le rétroplanning, qui consiste à remonter dans le temps à partir de la date à laquelle doit être rendu un projet et à lister les étapes nécessaires à la réalisation de ce projet.

Un agenda pour y voir plus clair

todo list

Papier ou numérique, l’agenda est un outil indispensable pour planifier les tâches et les rendez-vous, organiser sa journée de travail et éviter sur « surbooking ». L’agenda permet, en un coup d’œil, d’avoir une vision globale de sa journée et des échéances à venir.

En version numérique des rappels automatiques vous évitent de rater un évènement.

Des notes et l’enregistrement de résultats pour ne pas oublier de ce qui a été réalisé

Indiquer, par des phrases simples, les résultats d’une activité est la meilleure manière de mémoriser le travail accompli ou des points abordés lors d’une réunion. Lorsque ces résultats sont stockés au bon endroit, ils induisent à une meilleure resultat_action_tempsefficacité lors de la reprise d’une activité ou lors de la prochaine réunion.

Par ailleurs, pouvoir classer ses documents en regard d’une activité évite les recherches fastidieuses lors de la reprise de cette activité et de se noyer dans un flux d’informations.

Utilisés intelligemment les outils numériques sont un gain de temps précieux pour une bonne organisation du temps et des informations.

Planifier l’imprévisible

Il est rarement possible d’éliminer l’imprévu, d’où la nécessité de garder une certaine souplesse dans votre emploi du temps pour effectuer une intervention non prévue. Pour être performante, une organisation doit pouvoir s’adapter aux changements de situations et à l’environnement.

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